Kits para eventos virtuales e híbridos: cómo llevar la experiencia a casa

En un evento virtual o híbrido, el reto es que quien está detrás de la pantalla se sienta parte. Un kit que llega a la casa antes del evento crea expectativa, mejora la asistencia y deja un recuerdo físico de algo que ocurrió en lo digital.

Cuándo enviar un kit

• Webinars y lanzamientos virtuales para clientes.
• Capacitaciones remotas para equipos distribuidos.
• Celebraciones de fin de año con parte del equipo en casa.
• Eventos híbridos, para que los asistentes remotos reciban lo mismo que los presenciales.

Qué incluir

Producto	Uso durante el evento
Mug o vaso térmico	El café de la sesión
Libreta y bolígrafo	Tomar notas
Tarjeta con agenda o código	Acceso y programa
Detalle temático	Conecta con el contenido

Opciones: mug Prensa Coffee para preparar café en casa, libreta memo semanal o un memo slim de bambú con bolígrafo.

Ideas temáticas

• Evento de bienestar: colchoneta de yoga y botella.
• Lanzamiento tecnológico: cargador inalámbrico o soporte de celular.
• Cata o celebración: set de vino o tabla para quesos.

El momento de abrir la caja

Una buena dinámica es pedir a los asistentes que abran el kit en vivo al inicio del evento. Genera conversación, fotos y la sensación de estar juntos. Para eso, la caja tiene que llegar antes del evento.

Logística de envíos

1. Base de datos limpia: nombre, dirección completa, ciudad, barrio y celular.
2. Caja estándar con la marca, que proteja los productos.
3. Fecha límite de entrega varios días antes del evento.
4. Seguimiento de entregas y plan para reenvíos.

Si los asistentes están en Bogotá y municipios como Chía, Cajicá, Mosquera o Soacha, la entrega es más ágil; para otras ciudades, conviene planear con más tiempo.

Eventos híbridos: igualdad de experiencia

Si una parte del público está en el auditorio y otra en casa, el kit debe ser el mismo para ambos. Así nadie se siente asistente de segunda.

Para equipos que trabajan desde casa todo el año, revisa también el kit de teletrabajo para empleados.

Ejemplo de cronograma para un evento virtual

Un lanzamiento virtual para 150 clientes en Bogotá y otras ciudades, programado para un jueves:

Cuándo	Qué pasa
Cuatro a seis semanas antes	Se define el kit y se recogen las direcciones con la inscripción
Tres semanas antes	Se aprueba el mockup y se confirma la cantidad
Dos semanas antes	Producción y armado de cajas
Una semana antes	Despachos; primero las ciudades más lejanas
Dos días antes	Revisión de entregas pendientes y reenvíos
El día del evento	Los asistentes abren la caja en vivo

Formulario de inscripción: los datos que necesitas

Aprovecha la inscripción al evento para pedir lo que la logística necesita. Así no tienes que perseguir a nadie después:

• Nombre completo y empresa.
• Dirección completa: calle, número, torre, apartamento, barrio.
• Ciudad o municipio (Bogotá, Chía, Mosquera, otra).
• Celular para la mensajería.
• Talla, si el kit incluye prenda.

Qué no meter en un kit que viaja

• Productos frágiles sin protección (vidrio sin relleno).
• Alimentos perecederos, si no hay control de tiempos.
• Baterías sueltas sin el empaque original.
• Demasiados papeles: la agenda se puede compartir por enlace o código QR.

Medir el efecto del kit

En un evento virtual es fácil medir: compara la asistencia de quienes recibieron el kit con la de quienes no, cuenta las publicaciones en redes con la caja y pregunta en la encuesta final qué producto usan. Esa información sirve para el próximo evento. Si el formato es presencial, revisa también el merchandising para congresos y seminarios, y para eventos de lanzamiento, el merchandising para lanzamiento de producto.

Logística de envío: lo que hay que acordar

1. ¿Pueden armar las cajas con todos los productos y la tarjeta?
2. ¿Pueden despachar a direcciones individuales en Bogotá, la Sabana y otras ciudades?
3. ¿Cómo se informa el estado de las entregas y qué pasa con las direcciones fallidas?
4. ¿Qué empaque protege los productos sin exagerar el material?

Asistentes en la Sabana

Muchos asistentes de eventos organizados desde Bogotá viven en Chía, Cajicá, Cota, Funza, Mosquera o Soacha. Para ellos la entrega suele ser cercana, pero las direcciones en veredas y condominios necesitan referencias claras (nombre del conjunto, torre, portería). Pídelas desde la inscripción.

¿Tienes un evento virtual o híbrido en camino? Cuéntanos el número de asistentes y en qué ciudades están en el formulario de abajo.

Atendemos empresas en Bogotá, Suba, Usaquén, Engativá, Kennedy, Chía, Cajicá, Mosquera, Soacha y enviamos a toda Colombia.

Preguntas frecuentes

¿Qué se envía en un kit para un evento virtual?

Productos que se usen durante el evento o lo hagan memorable: un mug o vaso para el café, una libreta y un bolígrafo, una tarjeta con la agenda y, según el evento, un detalle de bienestar o tecnología.

¿Cómo se envían kits a muchas direcciones?

Con una base de datos de destinatarios (nombre, dirección, ciudad y celular). Coordinamos entregas en Bogotá, municipios cercanos y otras ciudades, y los detalles se acuerdan en la cotización.