Merchandising para congresos, seminarios y simposios: el kit del asistente

Un congreso o un seminario reúne a cientos de personas durante uno o varios días. El kit del asistente es lo primero que reciben y lo que se llevan a casa: si está bien pensado, el evento se recuerda por meses.

El kit del asistente

Producto	Función
Bolsa o morral	Llevar el material durante el evento
Libreta	Tomar notas en las conferencias
Bolígrafo	Indispensable
Botella	Hidratación en jornadas largas

Opciones recomendadas: bolsa de algodón Recotti, libreta Gaudí con bolígrafo y botella Agassi.

Identidad del evento en cada producto

Lo que hace especial al merchandising de un congreso es que lleva la imagen del evento: nombre, edición, año y colores. Una libreta con la portada del congreso a todo color o una botella con el logo de la edición se conservan como recuerdo.

Kits por tipo de participante

Asistentes

El kit básico con la imagen del evento.

Ponentes e invitados especiales

Un detalle de mayor valor como agradecimiento: un termo con grabado láser, un bolígrafo metálico en estuche o una libreta de tapa dura.

Staff y logística

Camisetas o chaquetas con «Staff» marcado para identificar al equipo, y botellas para las largas jornadas. Lee la guía de ropa corporativa personalizada.

Patrocinadores

Algunos congresos incluyen productos de los patrocinadores en el kit. Coordina con tiempo los logos y las aprobaciones de cada marca.

Calendario de producción

Antes del evento	Qué hacer
6 a 8 semanas	Definir kit, cantidades y logos de patrocinadores
4 a 6 semanas	Cotizar y aprobar mockups
2 a 4 semanas	Producción y marcación
1 semana	Entrega y armado de kits

Armado y entrega en el lugar

Bogotá concentra centros de convenciones, hoteles y universidades donde se hacen congresos. Coordinamos la entrega en el lugar del evento; confirma con el recinto el horario de recibo de mercancía.

Cuántos kits pedir

Calcula con base en los inscritos confirmados y agrega un margen para asistentes de último momento. Lee nuestra guía sobre cuántos promocionales pedir para un evento.

Para ferias comerciales y stands, revisa también la guía de merchandising para eventos y ferias.

Registro y entrega del kit

El momento del registro define la primera impresión del congreso, y el kit puede agilizarlo o volverlo un cuello de botella. Recomendaciones:

• Kits armados con anticipación, contados por caja.
• Puntos de entrega separados para asistentes, ponentes y staff.
• Camisetas aparte, entregadas según la talla registrada en la inscripción.
• Una persona encargada de reponer kits en el punto de registro.

En un congreso de 400 personas, tener los kits listos en cajas de 25 unidades simplifica el conteo y la reposición durante la mañana.

Patrocinadores: cómo integrarlos sin saturar

Muchos congresos financian parte del kit con patrocinadores. Para que la imagen del evento no se pierda:

Pieza	Logos
Bolsa	Logo del evento al frente; patrocinadores en una franja posterior
Libreta	Portada con la imagen del evento; patrocinadores en la contraportada
Botella	Solo el logo del evento o del patrocinador principal
Bolígrafo	Logo del evento

Define desde el principio qué patrocinador va en qué pieza y pide los logos en vector a cada uno. Las aprobaciones de varias marcas toman tiempo.

Congresos académicos

En congresos universitarios y científicos el kit suele incluir:

• Libreta con la agenda de las conferencias impresa en las primeras páginas.
• Un memo o separador con el código QR de las memorias del evento.
• Un detalle para los ponentes internacionales que identifique a Bogotá o a Colombia.

Después del congreso

El kit sigue trabajando cuando el evento termina: la libreta con la imagen del congreso se usa en la oficina durante meses y la botella viaja al gimnasio. Por eso conviene que la marca del organizador esté bien visible y que el diseño sea atractivo. Para eventos en el campus, revisa también el merchandising para universidades en Bogotá, y para la bolsa, las tote bags para eventos.

Ponentes internacionales

Para ponentes que llegan de otros países, piensa en el equipaje: un regalo liviano, que no sea frágil ni líquido, con identidad de Bogotá o de Colombia, es más práctico que un set pesado.

¿Estás organizando un congreso o un seminario? Cuéntanos el número de asistentes y la fecha en el formulario de abajo, y te proponemos el kit.

Atendemos empresas en Bogotá, Teusaquillo, Chapinero, Santa Fe, Usaquén, Fontibón, Chía y enviamos a toda Colombia.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir el kit de un congreso?

Lo básico es una bolsa o morral, una libreta, un bolígrafo y una botella. Se puede complementar con el programa impreso, un detalle del patrocinador y artículos de tecnología.

¿Se puede incluir el nombre y la fecha del congreso en los productos?

Sí. Es muy común marcar el nombre del evento, la edición y la fecha junto al logo de la organización y, si aplica, de los patrocinadores.

¿Hacen detalles diferentes para ponentes y staff?

Sí. Se pueden armar kits por nivel: uno general para asistentes, uno de mayor valor para ponentes e invitados especiales y prendas o identificadores para el staff.