Cómo planear el presupuesto de merchandising de tu empresa para todo el año

El merchandising suele quedar al final de la lista: se compra cuando se acerca un evento o cuando llega diciembre. El resultado es conocido: pedidos urgentes, menos opciones y productos que no se alinean con la marca. Planear el presupuesto desde el inicio del año cambia eso.

Paso 1: identifica los frentes de uso

Haz una lista de todas las ocasiones en las que tu empresa entrega algo con su marca:

• Eventos y ferias: stands, congresos, activaciones.
• Clientes y aliados: visitas comerciales, cierres de negocio, fin de año.
• Equipo interno: bienvenida, cumpleaños, aniversarios, dotación.
• Fechas especiales: Día de la Mujer, Día de la Madre y del Padre, Amor y Amistad, Navidad.

Paso 2: asigna un peso a cada frente

No todos los frentes pesan igual. Una empresa B2B con muchas ferias invertirá más en eventos; una con equipos grandes, en talento humano. Una tabla sencilla ayuda:

Frente	Prioridad	Tipo de producto
Eventos y ferias	Alta / media / baja	Bolígrafos, bolsas, botellas, libretas
Clientes clave	Alta / media / baja	Termos, sets, kits en caja
Equipo interno	Alta / media / baja	Kits de bienvenida, ropa corporativa, mugs
Fechas especiales	Alta / media / baja	Detalles de temporada

Paso 3: define niveles de regalo

En lugar de un solo producto para todos, trabaja con dos o tres niveles: esencial, intermedio y premium. Así controlas el gasto sin que ningún público reciba algo que se perciba pobre. Encuentras ejemplos en nuestra guía de kits navideños corporativos.

Paso 4: ponle fecha a cada compra

Arma un calendario con las fechas clave y cuenta hacia atrás el tiempo de cotización, aprobación del mockup, producción y entrega. Te ayuda nuestro calendario de regalos corporativos en Colombia.

Paso 5: reserva un margen para imprevistos

Siempre aparece un evento no planeado o una visita importante. Guardar una parte del presupuesto, o tener un pequeño inventario de productos básicos marcados (bolígrafos, libretas, botellas), evita compras de emergencia.

Qué encarece el merchandising

• Pedir tarde: reduce opciones y obliga a cambiar de producto.
• Cambiar el diseño después de aprobar: genera reprocesos.
• Pedir cantidades muy pequeñas muchas veces: suele salir más caro que un lote planeado.
• Elegir productos que nadie usa: el costo real de un promocional es lo que cuesta cada vez que alguien lo ve. Si no se usa, la inversión se pierde.

Cómo medir si el presupuesto funcionó

Al final de cada frente, revisa: ¿se entregó todo?, ¿sobró inventario?, ¿qué productos pidieron más las personas?, ¿qué comentaron los clientes? Esas respuestas ajustan el presupuesto del año siguiente.

Si estás empezando, revisa también qué productos tienen mejor uso en nuestra lista de productos promocionales más usados.

Ejemplo de reparto para 2027

Una empresa B2B de 150 colaboradores en Bogotá, con dos ferias al año y unos 200 clientes activos, organiza su presupuesto de merchandising así (los porcentajes son ilustrativos):

Frente	Peso en el presupuesto	Qué incluye
Clientes	35 %	Fin de año por niveles, regalos VIP durante el año
Eventos	30 %	Dos ferias, un congreso sectorial
Equipo	25 %	Kits de bienvenida, cumpleaños, fechas especiales
Reserva	10 %	Imprevistos, reposición de inventario

Otra empresa con menos eventos y más personal operativo podría invertir la proporción entre eventos y equipo. Lo importante es que el reparto responda a las prioridades del año.

Cómo justificar el presupuesto ante la gerencia

El merchandising compite con otras partidas de mercadeo y talento humano. Algunos argumentos que ayudan:

• Costo por exposición: un termo que se usa a diario durante dos años genera cientos de impactos de marca.
• Resultados de eventos: contactos calificados por feria y negocios cerrados con ellos.
• Clima laboral: resultados de encuestas antes y después de programas de reconocimiento.
• Comparación con el año anterior: qué se compró, qué funcionó y qué sobró.

Compras centralizadas o por área

En muchas empresas cada área compra su propio merchandising: mercadeo para ferias, talento humano para el equipo, comercial para clientes. Centralizar o al menos coordinar las compras tiene ventajas:

• Se pueden agrupar pedidos del mismo producto.
• La imagen de marca es coherente en todas las áreas.
• Se evita que dos áreas compren lo mismo en meses distintos.

Una reunión trimestral entre las áreas que compran merchandising basta para coordinar.

Seguimiento mensual

Una hoja sencilla con fecha, frente, producto, cantidad, valor y unidades entregadas permite ver a mitad de año cuánto queda y dónde ajustar. Si te interesa empezar por las compras de temporada, revisa también las 12 ideas de regalos corporativos de fin de año.

¿Quieres planear el merchandising de tu empresa para el próximo año? Cuéntanos tus frentes y fechas en el formulario de abajo y te ayudamos a armar la propuesta.

Atendemos empresas en Bogotá, Chapinero, Usaquén, Puente Aranda, Fontibón, Engativá, Mosquera, Funza y enviamos a toda Colombia.

Preguntas frecuentes

¿Cómo repartir el presupuesto de merchandising de una empresa?

Una forma práctica es dividirlo por frentes: eventos y ferias, clientes y aliados, equipo interno y fechas especiales. Luego asignas a cada frente un porcentaje según tus prioridades comerciales del año.

¿Es mejor comprar todo el merchandising del año de una vez?

Depende del uso. Productos básicos que se entregan todo el año pueden pedirse en un solo lote; los regalos de temporada conviene planearlos por fecha para ajustar diseño y cantidades.